La gestion des notes de frais un vrai casse-tête pour les entreprises

Ce que dit la loi

Dans chaque entreprise, le Directeur Administratif et financier doit en cas de contrôle, être en mesure de présenter tous les justificatifs de notes de frais demandés. Cette démarche a pour but de vérifier que tous les remboursements ont bien été effectués dans le respect de la loi.

Ne pas être en mesure de présenter les justificatifs entraîne une suspicion de fraude et un éventuel redressement.

Chaque entreprise a donc tout intérêt à être vigilante.
Depuis 2012, dans le but d’encourager la dématérialisation et de réduire les coût d’archivage, est autorisée la dématérialisation des factures.

Les critères à respecter pour l'URSSAF et le fisc sont quasi identiques, la procédure est la même. Il s’agit des conditions de dématérialisation, de la manière d'archiver les justificatifs, et également de la garantie d'intégrité du document numérisé.

Il en va de même pour les justificatifs de notes de frais, à une différence près, le Fisc et l’Urssaf étant en décalage chronologique sur les conditions, tous les justificatifs papier antérieurs au 1/07/2019 doivent tout de même être conservés.

Les difficultés pour gérer les notes de frais

La gestion des ndf n’est qu’une petite partie des démarches RH, cependant c’est une étape longue et fastidieuse avec risques d’erreurs.

Le processus NDF est considéré comme une perte de temps et donc une productivité non optimale.

Voici les étapes de la gestion d’une note de frais :

Elaboration par le salarié
Validation par le cadre dirigeant
Récupération des justificatifs auprès du salarié
Vérification de chaque justificatif
Saisie et enregistrement par la compta
Contrôle par le service financier
Remboursement par le service financier

Ces étapes concentrent beaucoup de personnes, beaucoup de temps et d’énergie. D’autant plus que chaque note de frais requiert une attention particulière pour éviter tout risque d’erreur et ainsi éviter des surcoûts importants pour la société.

Quelques chiffres

88 : c’est le pourcentage de salariés français concernés par les notes de frais selon le cabinet d’expertise-comptable Wity

53 : c’est le pourcentage des DAF qui considèrent cette activité comme l’un de leurs principaux challenges (sondage réalisé par Deborah Anceaume en Mars 2019)

27 : c’est le nombre de minutes passées en moyenne par chaque salarié pour traiter une note de frais (sondage réalisé par Opinion Way pour Concur en 2017)

53 : c’est le coût de traitement moyen d’une NDF (survey by GBTA Foundation and HRS)

19 : c’est le pourcentage moyen de retour de ndf avec erreurs (survey by GBTA Foundation and HRS)