Lettre recommandée électronique ou envoi sécurisé : Qu’est-ce que c’est ?

L’Envoi Recommandé Électronique Sécurisé (ERES) est la version électronique de la traditionnelle lettre recommandée postale avec Accusé Réception (LRAR).

Principe de fonctionnement

L’expéditeur confie son courrier dématérialisé à un tiers achemineur qui le transmet au destinataire avec un courriel l’informant de la mise à disposition d’un courrier recommandé. Ce dernier doit alors se connecter sur un portail sur lequel il devra accepter ou refuser la réception du courrier. Comme dans le cadre de la Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR), l’expéditeur n’est pas visible.

Si le destinataire refuse le courrier recommandé électronique sécurisé, l’expéditeur en est avisé. S’il l’accepte, il reçoit par mail ou peut télécharger le document à travers un lien de téléchargement fourni par le tiers achemineur.

Obligations légales

L’Envoi Recommandé Électronique Sécurisé (ERES ou lettre recommandée électronique) est admis dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat : signature électronique des contrats commerciaux, convocation aux Assemblées Générales, modifications contractuelles, procédures disciplinaires, etc… En revanche, elle n’est pas utilisable pour la rupture de celui-ci.

Si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu. En cas de refus, le destinataire particulier doit avoir la possibilité de demander l’acheminement par voie postale.

Le tiers achemineur doit être clairement identifié (nom, adresse, SIRET…) et doit garantir l’identité du destinataire et de l’expéditeur. Les dates d’expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables. Ceci est possible grâce à l’émission d’une signature électronique et enrichis d’un horodatage certifié.

Le tiers chargé de l’acheminement de l’Envoi Recommandé Électronique Sécurisé (ERES) doit conserver pendant 1 an les certificats de dépôt et de réception ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique. L’expéditeur peut y avoir accès pendant 1 an.

Avantage de l’ERES

Avantage de l’Envoi Recommandé Électronique Sécurisé (ERES)

Les économies générées (de 30 à 70% selon les process actuels et les process envisagés) sont le principal atout :

• Gain financier (papier, encre, enveloppe, affranchissement, etc)
• Gain de temps (temps de traitement, mise sous pli, affranchissement,etc)
• Gain matériel (plus besoin de s’équiper).

Un autre atout réside dans le confort d’utilisation. Le temps de transfert est de l’ordre de quelques minutes tout en permettant l’envoi et la réception de courrier recommandé depuis n’importe quel lieu connecté à internet, sans les contraintes des horaires d’ouverture, de files d’attente, etc…

Enfin, la dématérialisation des documents et la génération de certificats électroniques de dépôt et de réception, signés et horodatés, permettent une conservation économique et sûre de ces éléments.